Уюм кыска жана узак мөөнөткө сактоону талап кылган документтерди топтогондо, аларды иретке келтирип, жумшак же катуу капталган папкаларды штапелдөө керек. Ар бир конкреттүү иштин архивдин жасалгаланышына жана иштин ырааттуулугуна карата талаптары болушу мүмкүн, анткени бул жаатта мыйзамдын катуу стандарттары жок. Бирок, ал тажрыйбалуу катчылар адатта карманган негизги принциптерди аныктайт.
Зарыл
- - кара коргошун карандаш;
- - иш кагаздары (же UPD шайманы);
- - кыскыч;
- - сайма сайуу;
- - шнур же нейлон жип;
- - кайчы;
- - ак кагаз барагы;
- - канцелярдык желим;
- - мукаба.
Нускамалар
1 кадам
Документтердин маанисин изилдеп чыккандан кийин, ар бир барактын жогорку оң бурчуна катар номерин (хронологиялык тартипте) коюп, кара коргошун карандаш менен номерлештир. Биринчи артка кайтаруудан баштаңыз; камтылган документтердин титулдук тизмесин жана акыркы барагын номерлөөнүн кажети жок. Сандар текстке кирип кетпесин текшерип алыңыз.
2-кадам
Ар бир документтин сол жээгинин ортосуна атайын иш кагаздары менен эки жуп тешик жаса. Үймө-бүлө кагаздар түшүп кетпеши үчүн, аларды кыскыч менен бекемдеңиз. Эреже боюнча, катчылар тешиктерди тик сызыкка жайгаштырып, ар бир тешиктин аралыгында кеминде 3 см калтырып кетишет. Эгер шейшеп тар чекелүү болсо, ак тилкени четине жабыштырсаңыз болот.
3-кадам
Документтерди өчүрүү үчүн атайын машинаны колдонуңуз (UPD). Бул сиздин жумушуңузду кыйла кыскартат, анткени бул шайман менен бир эле учурда документтердин дестесин 10 см калыңдыкта тешип чыксаңыз болот. Нускаманы кылдаттык менен окуп чыгып, кылдаттык менен иштеңиз - бургулоо аябай ысыйт.
4-кадам
Папканы атайын банка шпагатын же бекем нейлон жипин жана тигүүчү ийнени колдонуп тиге баштаңыз. Коопсуз милдеттенме алуу үчүн архивди эки жолу жаркылдатыңыз. Жиптин бош "куйруктарын" (болжол менен 5-6 см) "китептин" тигилген тарабындагы ортоңку тешиктен тартып, бекем түйүн жасаңыз.
5-кадам
Калың ак кагаздан тегеректи (диаметри 4 смдей) кесип, аны менен түйүндү чаптаңыз. Кадимки канцелярдык желимди колдонуңуз. Чаптаманы мөөр менен басып, анын астына күбөлүк колун жана датасын коюңуз. Эгер папканы тастыктоочу баракча жок эле байлап койгон болсо, анда аны мукабанын ичине чаптап койсо болот.
6-кадам
Жип менен курулган папканы атайын мукабага жылдырыңыз же документтерди машина менен байлап коюңуз. Узак мөөнөттүү архив үчүн катуу мукабаны тандап алуу сунушталат, башка учурларда картон "кийим" же калың капталган кагаздан да ылайыктуу. Кандай болбосун, ал корпоративдик стилге ылайык иштелип чыккан бизнес-басмакана өнүмү болушу керек.
