Шашылыш түрдө белгиленген факс - аны тезирээк башчыга бериңиз, кутуну толтурган электрондук почталарды бөлүштүрүү керек, почта кызматкери алып келген үймө-үй кат жана бир-эки посылка бөлүмдөрдүн арасына шашылыш түрдө "чачырап" кетиши керек. эс алууга арыз жазган. Бул жерде сизде жарнамалар дагы, маанилүү бухгалтердик документтер дагы бар. Секретардын иши кыйын! Бир "кагазды" жоготуп койсоңуз болот, анткени уюмдун жана сиздин карьераңыздын тагдыры ошого байланыштуу экен. Ар дайым тигил же бул документти таба алыш үчүн, кат-кабарды туура каттай билишиңиз керек.
Зарыл
- Кириш кат-кабарлар регистри,
- чыгыш почта журналы,
- 96 барак көлөмүндөгү дептерлер,
- уюштуруу формалары,
- папкалар.
Нускамалар
1 кадам
Бардык кириш жана чыгыш корреспонденцияларын, андан тышкары, келип түшкөн же жөнөткөн күнү каттоодон өткөрүү керек. Бардык типтеги кат алышуу катталууга тийиш: билдирүүнүн колуна жеке жеткирилген почта жиберүүлөрү, электрондук почталар, факстар. Маанилүү электрондук почталар (кирүүчү жана чыгыш) башка кат алышуу түрлөрү сыяктуу эле басылып чыгарылышы керек. Мындан тышкары, ички кат алышууларды: эскертүүлөрдү, кызматтык эскертмелерди, түшүндүрмө каттарды, арыздарды, даттанууларды каттоодон өткөрүү зарыл.
2-кадам
Корреспонденцияны каттоо үчүн, атайын каттоо журналдарын жүргүзүңүз. Белгилүү бир типтеги корреспонденциянын көлөмүнө жараша, кириш жана чыгыш корреспонденциясынын жалпы журналдарын түзсөңүз болот, же кошумча түрлөрү боюнча бөлүштүрсөңүз болот. Мисалы, келген жана чыккан электрондук каттарды жазуу үчүн журнал жазыңыз. Кат алышуунун көлөмүнө карабастан, келген жана чыккан факстарды каттоо үчүн өзүнчө журнал түзүү ыңгайлуу.
3-кадам
Эгерде сизде басмаканада басылып чыккан кат-кабарларды каттоонун атайын журналы жок болсо, кадимки дептерди алып, жайып салыңыз. Келген каттардын журналында билдирүүнүн номерин, келип түшкөн датасын, ошондой эле каттардын түрүн көрсөтүңүз, эгерде электрондук билдирүүдөн факсимилеге чейинки бардык билдирүүлөрдүн жалпы журналы болсо. Өзүнчө графада каттын мазмунун кыскача сүрөттөп бериңиз. Кийинки графага жетекчинин токтомун жана кат аткарууга берилген адамдын аты-жөнүн жазыңыз. Иш жүзүндө, эгерде маселе белгилүү бир адам тарабынан көзөмөлдөнсө, көптөгөн каттар менеджерге жетпейт, бирок ошол замат аткаруучуга берилет, андыктан бул графаны чоң кылбоо керек. Аткаруучунун фамилиясы астында же анын жанында документти алгандыгын көрсөтүү менен кол коюуга орун калтыруу туура болот. Эгерде жетекчи катчыга документтин "аткарылышын" көзөмөлдөө тапшырмасын берген болсо, анда өзүнчө графага кызыл сыя менен ("К" тамгасы же "контроль" сөзү) көзөмөл жөнүндө жазуу жазылат. Ушул документке байланыштуу буйруктун аткарылышы аяктагандан кийин, аткарууга белги коюңуз, ошондой эле "ишке" катты өткөрүп бериңиз (иштин номерин жана түзүлгөн күнүн көрсөтүңүз).
4-кадам
Кат алышуу каттары бардык чыккан билдирүүлөр үчүн да керек. Чыгуучу каттардын журналында, келген каттардын журналына караганда азыраак тилкелер бар. Келген каттардын реестринде, ошондой эле чыгыш каттардын реестринде каттын катар номери менен графа, датасы көрсөтүлгөн графа, жөнөткөн каты, жазышуунун түрү менен (керек болсо), билдирүүнүн кыскача баяндамасы, документтин (каттын) авторунун фамилиясы, ошондой эле билдирүүнүн көчүрмөсү берилген иштин номери көрсөтүлгөн графа менен.
5-кадам
Атайын ыкма менен, сиз почта аркылуу жиберген кат-кабарларды каттоодон өткөрүшүңүз керек. Почта аркылуу жиберилген каттарды каттоо уюмдун фирмалык бланкында жүргүзүлөт. Бир эле учурда 7-10 каттан ашпаган кат жөнөтүү жакшы. Кол менен же компьютерде, бланкта, жиберилген датасын төмөндө жазыңыз, почта аркылуу жиберилген ар бир кат үчүн жазуунун катар номерин, уюмдун аталышын, жайгашкан жерин көрсөтүңүз (шаарды гана көрсөтсөңүз болот же аймак). Оң жакта бош орун калтырыңыз. Бул жерде, почтага чек келгенден кийин, андан почта номерлерин киргизүү керек (көбүнчө 6-8 орундуу). Ар бир жөнөтүү үчүн уюмдун аталышынын астына, жөнөтүлө турган документтердин номерлерин жана даталарын же аларды аныктоого мүмкүндүк берген башка реквизиттерди жазыңыз. Почта бөлүмүндө бул тизме почта мөөрү менен күбөлөндүрүлөт. Аны өзүнчө папкага же чыгыш билдирүүлөр сакталган папкага салсаңыз болот.
6-кадам
Ички кат алышуунун ар бир түрүн жазуу үчүн өзүнчө журнал талап кылынат. Ар бир журналда документтин номерин, анын датасын, автордун фамилиясын, кыскача баяндамасын, жетекчинин токтомун, аткаруучунун фамилиясын, көзөмөлдүн белгисин, ошондой эле иштин номерин көрсөтүңүз.
